Nachweispflichtige Geschenke

Mit der Funktion „Nachweispflichtige Geschenke“ unterstützt GenoBuy Ihr Unternehmen bei der rechtskonformen Dokumentation und Verwaltung von Geschenken und Zuwendungen.

Die Funktion ermöglicht es, nachweispflichtige Artikel bereits während des Bestellprozesses zu kennzeichnen und die erforderlichen Verwendungsnachweise zentral zu erfassen.

Alle erfassten Informationen können anschließend über ein Reporting exportiert und revisionssicher dokumentiert werden.

Administratoren steuern dabei insbesondere:

• Pflichtfeldlogik
• Konfiguration von Anlässen und Empfängertypen
• Reporting und Datenexport
• Validierungsregeln im Checkout

Navigieren Sie im Menü zu Service -> Nachweispflicht Administration

Hier können administrative Einstellungen zur Pflege nachweispflichtiger Artikel vorgenommen werden.
Die Einstellungen wirken konzernübergreifend.

Die Konfigurationsseite enthält folgende Bereiche:

• Meine Anlässe

• Meine Empfängertypen

• Pflichtfeldkonfiguration

• Verwendungsnachweispflege als Pflichtfunktion

In diesem Bereich können Anlässe verwaltet werden, die später während der Verwendungsnachweispflege auswählbar sind. Eigene Anlässe können hinzugefügt und verwaltet werden. Außerdem bestehet die Möglichkeit, die Reihenfolge der Anlässe individuell anzupassen. Neu angelegte Anlässe werden automatisch am Ende der Liste eingefügt.

Die Tabelle unterstützt:

• Hinzufügen
• Bearbeiten
• Löschen

Beim Speichern erscheint eine Erfolgsmeldung bzw. Hinweisdialog.

Vor dem Löschen wird zusätzlich eine Sicherheitsabfrage per Modal angezeigt.

Hier kann festlegt werden, ob die steuerliche Freigrenze für nachweispflichtige Artikel in Ihrem Unternehmen auf Basis des Netto- oder Bruttobetrags von 50 Euro angewendet wird. Dies richtet sich danach, ob Ihr Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Zur Berücksichtigung unterschiedlicher gesetzlicher Schwellwerte bei der Ausgabe von Geschenken können verschiedene Empfängertypen definiert werden, beispielsweise Firmenkunden, Privatkunden oder Mitarbeiter. Die definierten Empfängertypen stehen bei der Pflege der Verwendungsnachweise im Warenkorb zur Auswahl zur Verfügung.

Die Tabelle ermöglicht:

• Anlegen neuer Empfängertypen
• Bearbeiten bestehender Einträge
• Löschen vorhandener Einträge

Beim Speichern erscheint eine Erfolgsbestätigung. Vor dem Löschen wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt.

Folgende Einträge sind systemseitig vordefiniert:

• Privatkunde
• Firmenkunde

Diese Einträge können:

• nicht bearbeitet werden
• nicht gelöscht werden

Administratoren können konfigurieren, welche Felder innerhalb der Verwendungsnachweispflege als Pflichtfelder behandelt werden.

Die Einstellungen wirken sich direkt auf den Checkout-Prozess aus.

Optional kann definiert werden, dass Verwendungsnachweise zwingend innerhalb des Bestellprozesses gepflegt werden müssen.

In diesem Fall kann die Bestellung erst abgeschlossen werden, nachdem alle Pflichtinformationen vollständig erfasst wurden.

Damit Mitarbeitende auf die Konfiguration Nachweispflicht zugreifen können, benötigen sie die entsprechende Rolle:

• Öffnen Sie die Rollenverwaltung
• Aktivieren Sie dort das Recht „Verwaltung Nachweispflicht / Konfiguration“.